La aplicación que facilita los procesos para gestionar ayudas sociales y juveniles tanto como ayudas para la vivienda en la región de Garmisch-Patenkirchen en Baviera.

Cuando la Oficina de Bienestar Juvenil decidió a fines de 2019 instalar OK.JUS los especialistas no tenían claro que les deparaba este software. El Sr. Benedikt Schiebilski, tutor y responsable de asuntos de TI en la Oficina de Bienestar Juvenil, conocía el nuevo software de varias presentaciones y le convenció la idea de un programa a medida para su oficina de bienestar juvenil, así como la concepción y construcción de OK. JUS. Ahora tocaba convencer a sus empleados:
La oficina de bienestar juvenil del distrito de Garmisch-Partenkirchen tiene 50 empleados. Esta tendencia está aumentando debido a la mayor demanda de trabajo. Hoy, 38 de los especialistas trabajan con OK. JUS. Para el proyecto de implementación, se previeron los tiempos necesarios de los administradores: el administrador principal invertiría el 70 por ciento de su tiempo de trabajo en la implementación y los administradores especializados de las áreas el 20 por ciento. También se ha establecido un sustituto para el administrador en caso de necesidad. La tarea del administrador principal era establecer todos los ajustes administrativos necesarios para OK. JUS. Los administradores especializados debían trabajar con el administrador principal desarrollando los procesos centrales en el equipo y coordinando los documentos requeridos.
La Oficina de Bienestar Juvenil no había analizado sus propios procesos antes de implantar OK. JUS. Estaba previsto evaluar cuales de los procesos de OK.JUS se podrían adoptar y cuales necesitarían un diseño diferente.

How to Do Payroll And Avoid Mistakes

La misión: Convencer a los especialistas

Benedikt Schiebilski vio como una de sus tareas más importantes y desafiantes promover el programa internamente y convencer a los empleados de OK.JUS. El mensaje que transmitió a sus empleados fue: «Obtenemos un software que facilita nuestro trabajo». La anexión de documentos juega un papel muy importante y resulta en un efecto directo en los empleados cualificados. Schiebilski continúa: «Era importante para mí mostrar las capacidades del programa. Les comunique a los equipos que deben pensar en cómo trabajan, hallar un denominador común y luego mapear todo en el programa. Mediante procesos de ejemplo he demostrado concretamente lo fácil que es trabajar con OK. JUS.
Posibilidades ilimitadas
Benedikt Schiebilski tuvo que lidiar con los procesos de trabajo y encontrar respuestas a preguntas como: ¿Cómo hay que configurar OK.JUS para que otros puedan trabajar de manera óptima? ¿Cómo puedo diseñar los procesos centrales? ¿Qué posibilidades tengo? ¿Y cómo queremos trabajar juntos en el futuro? En este contexto, reconoció las posibilidades casi ilimitadas de OK.JUS durante la implementación. Las expectativas de Schiebilski son altas. Quiere utilizar un programa que corresponda exactamente a los pasos reales en la práctica del trabajo, tanto para la secuencia como las funciones requeridas: «La interacción del proceso central, el subproceso, la actividad y el documento son cruciales”. Abarcar esta funcionalidad es una de las fortalezas de OK.JUS».
En el Departamento de Servicios Sociales Generales, inicialmente fue difícil determinar el orden en que se realizaban los trabajos y qué actividades se necesitaban en dónde. Con OK.JUS no hay problema, ya que los procesos se pueden adaptar en cualquier momento posterior. En este contexto, Schiebilski ve otra gran ventaja: «Si hay cambios legales en el futuro, lo podemos tomar relajadamente, ya que podemos crear un nuevo proceso central, cambiar actividades, instalar otras nuevas o moverlas de un lado a otro. Esto nos permite revisar minuciosamente forma de trabajar y optimizarla aún más».

La conclusión: transparencia, eficiencia y trazabilidad

Schiebilski ve una gran oportunidad con OK.JUS, especialmente cuando se trata de las preguntas cruciales sobre los recursos de personal existentes o la posible sobrecarga de los mismos. Por primera vez, existe la oportunidad de verificar realmente si los espacios sociales están igualmente ocupados o si las tareas deben distribuirse de manera diferente.
Otro efecto positivo es que los nuevos especialistas se pueden formar más rápidamente. Schiebilski afirma: «Cuando un nuevo empleado viene o un empleado se hace cargo de un reemplazo, el trabajo con OK.JUS es transparente. La permeabilidad en el trabajo es muy importante: todos hacen lo mismo en el mismo lugar».
La creación de documentos ahora es mucho más fácil y su calidad es demostrable. Para cada proceso, cada caso, cada incidente, se almacena un escrito, que se crea con solo hacer clic en un botón.
¿Lo que a Schiebilski le gusta particularmente de OK.JUS? «Me gusta todo sobre OK.JUS. Todavía no he encontrado nada que no me guste. Creo que es un programa muy bien concebido de principio a fin, cada oficina de bienestar juvenil puede configurar individualmente y modificar una y otra vez. Estoy totalmente encantado con la forma en que está concebido».

Información sobre el distrito Garmisch-Partenkirchen:

  • Distrito de gobierno: Oberbayern

  • Sede administrativa: Garmisch-Partenkirchen

  • Superficie: 1.012,17 km2

  • Población: 88,279 (31 de diciembre de 2020)

  • Densidad de población: 87 habitantes por km2

  • Estructura distrital: 22 municipios

Más información